写邮件(十天学会商务写作9：写邮件)

guava

今天学到的内容，运用于说话稿、简讯、策划案、建议书等其他写作形式。
邮件的定位
通常说来，电子邮件相对微信、钉钉等通讯工具而言，效率并不高，且较为封闭。但邮件是一个“多面手”，能搭配其他方式，产生“1+1＞2”的效果。
电话配合电子邮件：打电话适合解决紧急的棘手问题，能和对方及时交流。但通话中一旦涉及重要的信息，如面试通知、签订合同前的确认等，就最好用电子邮件阐明细节，以作确认。会议配合电子邮件：我们可以通过面对面沟通高效地讨论问题，并使用电子邮件将会议纪要发送给参会者。微信配合电子邮件：当事件还未确定，我们可以利用微信、钉钉等通讯工具进行沟通，再配合电子邮件做后续跟进。
所以，我们应该根据信息接收者的习惯和需求，综合使用多种方式来实现沟通目的。
电子邮件使用的沟通场景
1.沟通必要信息：例如通知例会、申请批准、出指令、索要信息、与工作相关的信息分享。



2.确认沟通结果
需要保存结果、档案、证据、附件，或是发送会议纪要给相关参会人员时，可发送邮件。
约定双方达成意见的正式确定，如分工、观点、确认行动计划时，可发送邮件。
需要给对方更多思考或行动的时间，可发送邮件。



3.面向多人传递信息：如表彰通告、激励士气等，适合用电子邮件传达。



（二）使用电子邮件的注意事项
电子邮件无法解决充满争议和复杂的问题；
电子邮件中最好不要表达负面情绪；
电子邮件不能代替面对面沟通；
如无特殊情况，尽量不要越级；
不要把转了N层的邮件发给别人，这显得非常业余一、邮件的受众思维首先看一个反例



在上述邮件中，完全没有受众思维，只是自说自话。所以，对于发放电脑的事情，董浩可以先通过电话和行政主管交换意见，再用邮件确认结果。这样就专业多了
假如董浩经过电话沟通，行政主管、信息管理系统的管理员同意先发放电脑——先由董浩书面签收，然后周五系统更新后进行登记。董浩该如何给行政管理员写邮件，以便提前领取电脑？


二、 邮件语言的组织了解到行政经理王先生在一年前主持过北京办公室的装修，杜拉拉打算写一封邮件请教。可是，之前的工作中拉拉和王经理并无交集，她该如何开口呢？第一步 使用受众思维经过综合考虑，杜拉拉调整了自己的目标：先使用电子邮件和对方取得联系，后续则通过电话咨询。
为了节约对方时间，电子邮件内容要简洁明了。同时，作为求助邮件，语气应表现谦逊。第二步 用逻辑树组织信息


按文字顺序从上到下整理成逻辑树。


第三步 将逻辑树整理成文字



复杂的邮件案例感觉自己的付出和收获不成正比，希望找上级谈谈加薪。
第一步 受众思维
杜拉拉的初步目标是请求李斯特为自己加薪，但是这样不够具体。在申请加薪前要做好调查，确定同行业、同类规模企业的薪酬结构。
完成调查后，通过书面或当面提出加薪时，便可以给出具体的数字。
经过调研对比，杜拉拉确定了上海该行业平均月薪是8k-10k，而自己只有7k。
因为，杜拉拉将目标定为：请求李斯特为自己在现有工资上加1.5-2k。
确定拉拉薪资的是李斯特，李斯特是中国区人力资源总监，他们平时见面时间较少，比较适合用邮件联络。
而李斯特是谨慎型老板，所以，杜拉拉会考虑在邮件中多描写细节、用数据和客观事实说话。
同时，这是一封要求加薪的邮件，所以语气应该不卑不亢，态度积极。
又由于李斯特周一通常会收到大量邮件，周五又是工作周最后一日，所以应该避开这两天。最好，杜拉拉选择在周三发邮件。
第二步 组织信息



按文字顺序从上到下整理成逻辑树。



第三部 组织语言


邮件写作要点下面的要点，会按邮件的各个模块进行分组：
邮件收件人、抄送人：收件人是需要回复/直接行动的人，抄送人是需要知悉邮件内容的人；不要将邮件发送给不相关的人，邮件收件人数量能少则少；尽 量不要越级抄送。
邮件主题：邮件不要使用空白或无意义的主题，商务人士通常邮件繁多，需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件，所以无意义的邮件通常不会被打开；可以通过主题标记邮件的紧急/重要程度，比如在邮件主题上用“【重要】”等词语标记。
邮件正文：必要的背景介绍和自我介绍；明确自己要传递的关键信息，避免内容冗长；明确提出对方要做的事情，并尽量把结论放在开头；内容较多时，使用小标题划分文章，方便他人阅读；合理分段，注意格式，如果写给管理层，注意考虑适合手机阅读（许多管理层有手机看邮件的习惯）；设定签名档，方便他人通过电话等其他方式联系；回复或转发邮件时，如果需增加收件人，记得删除保密或敏感内容。
邮件附件要点：不发大附件，大附件可通过其他方式或提供文件链接，如百度网盘分享；养成先添加附件再写正文的习惯，避免忘记添加附件；对附件进行简要说明。
常见的邮件开场白：我发邮件是想找你确认/询问/想通知你有关…关于我们今天在电话中/会议中/微信中/ 谈话…如我在之前邮件中所提到/上次会议中所决定的…根据贵方要求…请注意…/ 我们想要通知你…我很高兴/很抱歉地通知你…我非常需要你的帮助。
最后，发送邮件环节：重要邮件应通知对方查收；反复检查，把自己想象成邮件阅读者来观看内容；可按“附件→正文→主题→发件人”的顺序写邮件，避免遗漏附件和主题。进阶案例为了提高自己的工作能力，拉拉希望参加ES培训机构关于销售方面的培训，但是杜拉拉主要负责行政工作，看上去销售培训和她的本职工作并不相关。
杜拉拉希望参加销售培训主要有两个原因，一方面是自己有几个下属在担任销售助理，自己学完之后可以教给他们；另一方面是杜拉拉也在负责招聘销售人员，学完后可以更好地完成招聘工作，减少猎头招聘（请其他公司代为招聘）的开支。
这次培训费用价格不菲，由于DB公司今年正在努力削减开支写邮件，杜拉拉需要更努力地争取才有希望得到机会。为此，杜拉拉准备给上司李斯特写一封邮件，她应该怎么写呢？
培训费用：培训费8000元。
时间地点：国庆期间，在上海进行培训，所以不会耽误工作。在10月2日-10月5日培训3天，每天上午9点到下午6点。
师资力量：ES培训机构提供专业的培训服务，曾为DB公司做过两期销售培训，学员好评率98%。
第一步 受众思维
考虑到，自己的目标是争取到参加销售培训的机会。如果只是从“这次培训对自己有什么好处”出发，上级很可能并不买账。因此，杜拉拉需要从“如果自己参加了培训，对公司有什么好处”来写。因为公司的目标是节约开支写邮件，所以杜拉拉应该想办法论证，如果自己参加了培训，可以帮公司省钱。
第二步 组织信息
可以使用表格列举。





第三步 整理成文字



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